Privacyreglement
Landelijke Instelling Hulp & Recht
Overeenkomstig en ter uitvoering van de artikel 11 van de Statuten van de kerkelijke Instelling Hulp en Recht en artikel 19 van de ‘Procedure bij klachten van seksueel misbruik’ heeft het bestuur van deze instelling het navolgende Privacyreglement vastgesteld. Dit Reglement is een nadere uitwerking van de wettelijke bepalingen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens ten aanzien van hulp verlening en klachtafhandeling.
Artikel 1 Begripsbepaling
a. Verantwoordelijke: de kerkelijke Instelling Hulp en Recht.
b. Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
c. Bijzondere persoonsgegevens: persoonsgegevens in de zin van artikel 17 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, strafrechtelijke gegevens en persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag.
d. Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
e. Procedure: de door de diocesane bisschoppen van de RK Kerk in Nederland [en de Konferentie Nederlandse Religieuzen] vastgestelde ‘Procedure bij klachten van seksueel misbruik’.
f. Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Dit kunnen zijn:
de persoon die zich tot de verantwoordelijke wendt met een melding of met een klacht van seksueel misbruik als omschreven in artikel 1 sub j of k van de procedure;
de persoon of personen op wiens respectievelijk wier gedragingen de melding of de klacht betrekking heeft; derden, voor zover voor de procedure noodzakelijk.
g. Dossier: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en dat betrekking heeft op de betrokkene(n), waarbij de persoonsgegevens op geautomatiseerde dan wel op niet-geautomatiseerde wijze worden verwerkt.
Artikel 2 Reikwijdte van het Reglement
Dit Reglement is van toepassing op de geheel, gedeeltelijk of niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van degenen die zich als slachtoffer van seksueel misbruik in de RK Kerk in Nederland beschouwen en een melding ter zake hebben gedaan of die een klacht hebben ingediend vanwege seksueel misbruik, en van de daarbij betrokkenen.
Artikel 3 Toegang tot het dossier
1. De beleidsmedewerker van Hulp en Recht en de voorzitter van het bestuur en de voorzitter van de Beoordelings- en Adviescommissie (BAC) hebben namens de verantwoordelijke toegang tot het dossier.
2. De beleidsmedewerker verstrekt het dossier aan degene die in opdracht van de verantwoordelijke als vertrouwenspersoon of als juridisch adviseur aan de betrokkene is toegewezen. Indien aan de betrokkene een hulpverlener wordt toegewezen zal aan deze door de beleidsmedewerker het dossier worden verstrekt. Al deze personen nemen hierbij vertrouwelijkheid in acht en houden zich aan de wettelijke regels van privacy en aan de bijzondere voorschriften van dit Reglement.
3. De voorzitter van de BAC verstrekt het dossier aan de drie leden van de BAC, die als kamer de klacht beoordelen en daarover een advies uitbrengen aan het desbetreffende bevoegd kerkelijk gezag. Anderen dan de in de voorgaande leden genoemde personen hebben slechts toegang tot het dossier indien een wettelijk voorschrift de verantwoordelijke daartoe verplicht.
Artikel 4 Doel van de verwerking van persoonsgegevens
1. De verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke geschiedt ten behoeve van het bieden van hulp vanuit de RK Kerk in Nederland aan slachtoffers of het behandelen van klachten van seksueel misbruik dat heeft plaatsgevonden door functionarissen die binnen de RK Kerk in Nederland, betaald of onbetaald, werkzaamheden verrichten, of door iemand die op basis van een zending van een bisschop, militair ordinarius of een overste in een burgerlijke instelling werkzaamheden verricht, teneinde de kerkelijke overheid in staat te stellen geëigende maatregelen te treffen tegen de dader.
2. De verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke kan eveneens geschieden met het doel om bisschoppen en oversten in de RK Kerk in Nederland gevraagd en ongevraagd te adviseren over maatregelen die ertoe strekken seksueel misbruik tegen te gaan.
De verwerking van de persoonsgegevens door de verantwoordelijke is gebaseerd op de volgende rechtmatigheidgronden:
a. de schriftelijk vastgelegde instemming van de betrokkene ;
b. de noodzaak tot vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;
c. de noodzaak tot behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, te weten de objectieve beoordeling van klachten over seksueel misbruik in de RK Kerk in Nederland en daardoor recht te doen aan het belang van zowel de klager als van de aangeklaagde;
d. het tegengaan van seksueel misbruik in de RK Kerk in Nederland en het bieden van een mogelijkheid tot hulp aan slachtoffers en (vermeende) plegers.
Artikel 6 Meldingsplicht bijzondere persoonsgegevens
Uit de aard van de doelstelling zoals omschreven in artikel 4 worden door de verantwoordelijke bijzondere persoonsgegevens verwerkt. De verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens wordt geacht vrijgesteld te zijn van de meldingsplicht bij het College Bescherming Persoonsgegevens op grond van de artikelen 4 en 39 van het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Artikel 7 Inhoud van het dossier
1. Omtrent de personen die zich tot de verantwoordelijke wenden met een melding of met een klacht van seksueel misbruik worden ten hoogste de volgende soorten gegevens in het dossier opgenomen:
- de naam, voorna(a)m(en), woonplaats, adres, geboorteplaats en -datum, geslacht; telefoonnummer en e-mailadres;
- geboortegegevens, nationaliteit en spreektaal;
- omschrijving, plaats, tijd van de gebeurtenis(sen) waarop de melding of klacht betrekking heeft;
- weergave van de verklaringen van betrokkenen;
- in geval van een melding: deskundigenbericht en/of samenvattende conclusies;
- in geval van een klacht: getuigenverklaringen, deskundigenberichten en andere verklaringen die van belang zijn voor de beoordeling van een zaak.
- de naam, voorna(a)m(en), woonplaats, adres, geboorteplaats en -datum, geslacht; telefoonnummer en e-mailadres;
- gegevens over de karaktereigenschappen, persoonlijke omstandigheden, levenswijze en plaatsen van geregeld verblijf, alsmede gegevens over de contacten, contactadressen en relaties met andere (rechts)personen;
- bejegeninggegevens;
- beroepsgegevens;
- antecedenten.
Artikel 8 Beveiliging
De verantwoordelijke stelt een beveiligingsplan op voor de technische en organisatorische beveiliging van de verwerking van de persoonsgegevens.
Artikel 9 Informatie aan betrokkenen
1. De verantwoordelijke brengt iedere betrokkene van wie persoonsgegevens worden verwerkt hiervan op de hoogte, tenzij deze gegevens bij de betrokkene zelf worden verkregen.
2. Kennisgeving als bedoeld in het eerste lid vindt plaats op het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, of wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.
3. De verplichting tot kennisgeving als bedoeld in het eerste lid geldt niet:
- indien de betrokkene van de verwerking reeds op de hoogte is;
- indien de vastlegging van persoonsgegevens of de verstrekking daarvan bij of krachtens wet is voorgeschreven, in welk geval de verantwoordelijke de betrokkene op diens verzoek dient te informeren over het wettelijk voorschrift dat tot vastlegging of verstrekking van de hem betreffende gegevens heeft geleid;
- wanneer mededeling onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning vergt, in welk geval de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vastlegt.
4. Voordat persoonsgegevens worden verkregen bij de betrokkene zelf deelt de verantwoordelijke hem/haar zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking mede.
5. De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
1. De betrokkene heeft het recht de op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens in te zien ten kantore van de verantwoordelijke. Hiertoe dient hij zich tegenover de verantwoordelijke te kunnen legitimeren met een geldig legitimatiebewijs.
2. Het is de betrokkene niet toegestaan kopieën te maken van de gegevens.
3. Inlichtingen over of inzage in bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan de betrokkene daardoor zou worden geschaad.
4. De in het dossier aanwezige bescheiden blijven in het bezit van de verantwoordelijke.
5. Persoonlijke werkaantekeningen zijn geen onderdeel van het dossier en derhalve niet ter inzage.
Artikel 11 Recht op correctie, aanvulling, verwijdering en afscherming
1. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel aan wie mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
2. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij aan het verzoek voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
1. De verantwoordelijke verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden, aan anderen dan de betrokkene, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald.
2. Onder ‘anderen dan de betrokkene’ zijn niet begrepen degenen die behoren tot de organisatie van de verantwoordelijke noch de desbetreffende kerkelijke overheid aan wie een advies met betrekking tot de klacht wordt uitgebracht en in die gevallen dat zij door de voorzitter van de Beoordelings- en Adviescommissie in kennis wordt gesteld van een melding vanwege de ernst van het misbruik (artikel 3.4 van de Procedure).
3. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de betrokkene aan anderen dan de betrokkene, is uitsluitend toegestaan in een situatie van overmacht.
4. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van de verantwoordelijke.
5. Persoonlijke werkaantekeningen zijn geen onderdeel van het dossier en worden derhalve niet verstrekt.
Artikel 13 Bewaren van persoonsgegevens
1. Na beëindiging van de klachtenprocedure wordt het dossier ondergebracht in het archief van de verantwoordelijke. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit Reglement onverkort van toepassing.
2. De persoonsgegevens van degene(n) tegen wie een melding is gericht worden na een termijn van 2 jaar verwijderd en vernietigd. De termijn gaat in 2 jaar nadat de melding heeft plaatsgevonden, tenminste 1 jaar nadat Hulp en Recht na overleg met de melder heeft geconstateerd dat de melding is beëindigd.
3. De persoonsgegevens van degene(n) tegen wie een klacht is gericht worden na verloop van tien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de klacht is afgehandeld, verwijderd.
4. Indien noodzakelijk voor het doel kan de verantwoordelijke in bijzondere gevallen afwijken van het bepaalde in het tweede en derde lid.
Artikel 14 Rechtsbescherming betrokkene
1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit Reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij zich wenden tot:
- de verantwoordelijke;
- het College Bescherming Persoonsgegevens conform artikel 60 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens verzoeken een onderzoek in te stellen of de wijze van gegevensverwerking door de verantwoordelijke in overeenstemming is met deze Wet;
- dan wel gebruik maken van de in hoofdstuk 8 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens neergelegde mogelijkheden tot rechtsbescherming.
15. Wijzigingen, inwerkingtreding en inzage van dit Reglement
1. Dit Reglement kan worden gewijzigd door de verantwoordelijke.
2. Dit Reglement is per 1 februari 2009 in werking getreden en is bij de verantwoordelijke in te zien.
3. Desgewenst kan een afschrift van dit Reglement worden verkregen.
Aldus vastgesteld op: 22 januari 2009
te Utrecht,
door het bestuur van Hulp en Recht